فرآیند کارمندیابی

 

 

مدیریت منابع انسانی دکتر اسفندیار سعادت انتشارات سمت فرآیند کارمندیابی کارمند یابی، فرآیندی است که به وسیله آن کسانی که به نظر می رسد توانایی بالقوه ای برای عضویت در سازمان و انجام دادن وظایف محول دارند، شناسایی می گردند و موجبات جذب آنهابه سوی سازمان فراهم می شود. میزان کارمند یابی عوامل مؤثر در میزان کارمندیابی (فعال یا غیر فعال بودن سازمان در این زمینه) عبارتند از: · اندازه (بزرگی و کوچکی) سازمان، · مکان (جغرافیایی) سازمان، · محیط و شرایط کار و میزان حقوق، · رشد یا رکود سازمان، عوامل مؤثر در فرآیند کاریابی عبارتند از: الف) عوامل محیطی (برون سازمانی) 1-    عوامل اقتصادی: هرگونه تغییر و تحولی در اوضاع اقتصادی کشور، کارمند یابی را تحت تأثیر قرار می دهد. 2-  عوامل اجتماعی: در اثر تحولات عمیق اجتماعی در سالیان اخیر، امروزه دیگر کمتر کسی را می توان یافت که به هر شغلی تن در دهد. بخصوص افراد تحصیلکرده جامعه به دنبال مشاغلی هستند که علاوه بر رفع نیازهای مادی و اولیه، نیازهای عالی تر آنها را نیز رفع کند. عدم اطلاع سازمان از هنجارها و ارزشهای اجتماعی یا بی اعتنایی به آنها می تواند آثار منفی بسیاری در کارمندیابی داشته باشد. 3-  عوامل تکنولوژیک: هرگونه تغییر و تحولی در تکنولوژی موجب می شود تا از یک طرف بسیاری از مشاغل موجود، کارآیی خود را از دست داده، از رده خارج شوند و از طرف دیگر مشاغل جدید بسیاری به وجود آیند. بنابر این، با تغییر تکنولوژی و در نتیجه، تغییر ماهیت مشاغل، کارمند یابی باید به گونه ای تغییر کند که بتوان در رقابت با سایر سازمانها برای جذب معدود افراد حائز شرایط موفق شد. 4-  قوانین و مقررات: بر اساس قوانین و مقررات وضع شده در اکثر کشورها، سازمان نمی تواند به دلخواه خود، شرح شغل و شرایط احراز را طوری تعیین کند که افراد یا گروههای خاصی از متقاضیان شغل، خود به خود حذف شوند. ب) عوامل سازمانی 1- شهرت: خوش نامی یا بدنامی سازمان یکی از عوامل مهم در جذب یا عدم جذب افراد است. 2- جذابیت شغل: کارهای خسته کننده، پر خطر و پر دردسر و مشاغلی با حقوق و مزایای ناچیز یا مشاغلی که امکان ترقی و پیشرفت در آن محدود باشد، داوطلبان زیادی نخواهد داشت. 3- سیاستها و خط مشی های سازمان: وجود سیاستهایی چون ((ارتقا از داخل)) به این است که برای تصدی هر پستی که خالی می شود، کارکنان فعلی در اولویت قرار دارند و قبل از استخدام از خارج، نیازهای سازمان برای پر کردن آنها از درون برطرف می شود. در این گونه سازمانها حرکت به صورت ((پلکانی)) است و نیرو از خارج فقط برای رده های پایین استخدام می شود. اتخاذ این سیاست همیشه به نفع سازمان نیست، زیرا در این صورت، عضویت در سازمان شرط احراز مشاغل قرار گرفته است، نه شایستگی و کاردانی افراد. علاوه بر این، در چنین وضعیتی، همیشه خطر الگو برداری یعنی تکرار سبک مدیریت قبلی بدون توجه به شرایط فعلی وجود دارد. 4- دخالت اتحادیه ها: شرایطی که معمولاً اتحادیه ها برای انتخاب و استخدام افراد به مدیریت تحمیل می کنند، عامل دیگری است که دامنه جستجو برای یافتن شایسته ترین افراد را محدود می کند. 5- هزینه کارمند یابی: هزینه های زیاد کارمندیابی عامای است که جستجو برای یافتن نیروهای مورد نظر را محدود می کند. از این رو مسئولان سازمان سعی می کنند در جایی به جستجوی نیرو بپردازند که احتمال بیشتری برای یافتن آن وجود دارد. هزینه گزاف کارمندیابی و بودجه محدود معمولاً مانع جستجو در بعد وسیع و در نتیجه مانع یافتن شایسته ترین افراد است. مراحل کارمندیابی تفاوت اصلی میان فرآیند کارمندیابی و فرآیند انتخاب این است که در کامندیابی، سعی می شود تا با توصیف مزایا و جنبه های مثبت کار، افراد واجد شرایط را تشویق به داوطلب شدن برای احراز شغل در سازمان کرد. اما انتخاب، فرآیندی است که طی مراحل مختلف آن، با حذف کسانی که از صلاحیت کمتری برخوردارند، کسی که بیشترین صلاحیت را برای تصاحب شغل دارا باشد، برگزیده می شود. مراحل هشتگانه کامندیابی عبارتند از: · تعیین تعداد و نوع نیروی انسانی مورد نیاز سازمان، · نوشتن شرح شغل، · تعیین شرایط احراز شغل، · شناسایی مراکز و منابع کارمندیابی، · انتخاب روش کارمندیابی، · بررسی فرمهای درخواست کار، · برگزاری مصاحبه مقدماتی، · تهیه فهرستی از افراد واجد شرایط، منابع کارمندیابی الف)منابع داخلی- سیاست ارتقا از داخل دارای مزایای زیر است. ü      ایجاد روابط دوستانه میان کارکنان در سطوح مختلف، ü      تقویت روحیه اعضای سازمان، ü      تشویق کارکنانی که خواهان پیشرفت هستند، ü      انتخاب صحیح و شایسته کارکنان، ü      کمی هزینه نسبت به استخدام از منابع خارجی، ü      آشنایی کامل اعضای ارتقا یافته با سازمان معایب ارتقا از درون عبارتند از: ü      انتخاب نیروهای کم توان داخلی در حالی که نیروهای مستعدتری در خارج از سازمان وجود دارند، ü   ارتقا از داخل مثل وصلت خویشاوندی بعد از چند نسل همخونی، موجب عوارض جسمی و روانی خواهد شد، ü      ایجاد یأس و سرخوردگی در بین کسانی که خود را حائز شرایط تصدی می دانستند ولی انتخاب نشدند، اعلان شغل اعلان شغل و دعوت از کارکنانی که خود را واجد شرایط و لایق احراز شغل مورد نظر می دانند، روش مؤثری برای یافتن نیروهای خبره در سازمان است. با اعلان خالی بودن شغل در کل سازمان (نه اداره یا واحد مربوط)، کلیه اعضا از این موضوع آگاه گشته، چنانچه داوطلب احراز آن باشند با مسئولان مربوط تماس می گیرند. ب) منابع خارجی آگهی، مؤسسات کاریابی، دانشگاهها و مراکز آموزشی، معرفی و توصیه اعضای سازمانف مراجعه مستقیم داوطلبان به سازمان از جمله مهمترین روشهای کارمندیابی از منابع خارجی است. آگهی- آگهی یکی از مؤثرترین روشهایی است که سازمان بوسیله آن می تواند قصد خود را برای استخدام نیروی انسانی به اطلاع مردم برساند. در آگهی معمولاً نوع نیرویی که سازمان خواهان آن است و مشخصاتی که او باید دارا باشد ذکر می گردد. همچنین اطلاعات اولیه ای از قبیل محل خدمت و حداقل یا حداکثر حقوقی که به شغل تعلق می گیرد نیز در آگهی درج می شود. بسیاری از سازمانها در آگهیها نام و نشانی خود را ذکر نمی کنند. در این نوع آگهی که به آن آگهی بی نام (Blind Aadvertisment) می گویند، معمولاً از داوطلبان خواسته می شود که مدارک خود را به شماره صندوق پستی ارسال نمایند. مؤسسات کاریابی- نقش و وظیفه اصلی مؤسسات کاریابی معرفی جویندگان کار به سازمان است. مؤسسات کاریابی بر دو گونه اند، مؤسسات کاریابی دولتی که کاریابی را به طور رایگان انجام می دهند. و مؤسسات کاریابی خصوصی که برای ارائه خدمات خود کارمزد دریافت می کنند و این وجه تمایز اصلی میان مؤسسات خصوصی و دولتی است. مؤسسات کاریابی را می توان بر اساس نوع خدماتی که ارائه می دهند به دو گروه اصلی طبقه بندی نمود، اول مؤسساتی که کارشان جیابی است (مؤسسات جایابی)، یعنی یافتن کار برای جویندگان کار است و دوم، مؤسساتی که کارشان یافتن نیروی انسانی برای سازمانی است که به نیرو نیاز دارد (مؤسسات فردیابی). تفوت اصلی مؤسسات فردیابی با سایر مؤسسات کاریابی در این است که مؤسسات فردیابی عمدتاً به دنبال افراد حرفه ای و متخصصی هستند که بتوانند در سطح بالای ودیریتی متصدی امور شوند، به همین علت، اغلب اوقات از آنها به عنوان مؤسسات ((مدیریابی)) نیز نام یرده می شود. مراکز آموزشی- فاغ التحصیلان مؤسسات آموزشی یکی از منابع مهم کارمندیابی را تشکیل می دهند. مراجعه به مراکز آموزشی به منظور یافتن متقاضی کار، پرهزینه و بسیار وقت گیر است، زیرا احتیاج به فراهم کردن مقدمات بسیار و برقراری هماهنگی میان سازمان و مراکز آموزشی دارد. معرفی و توصیه اعضا- در این روش از کارکنان خواسته می شود افراد مناسب را برای تصدی مشاغل موجود در سازمان معرفی کنند. مراجعه مستقیم- درمواردی بدون دعوت سازمان، افرادی به وسیله تلفن، با نوشتن نامه و ارسال شرح حال خود و یا بصورت حضوری با سازمان ارتباط برقرار می کنند و متقاضی شغل می شوند. مراجعه مستقیم به سازمان یکی از منابع خوب کارمندیابی برای کارهای روزمزدی به شمار می آید. ارزیابی اثربخشی روشهای کارمندیابی تحقیقی در این باره نشان می دهد که بهترین کارکنان، کسانی بوده اند که بنا به معرفی و توصیه کارکنان سازمان استخدام شده اند و نقطه مقابل آنها کارکنانی بوده اند که از طریق درج آگهی در نشریات یا از طریق مؤسسات کاریابی به استخدام سازمان در آمده اند. در تحقیقی دیگر، چهار روش کارمندیابی یعنی آگهی در مجلات علمی و حرفه ای، آگهی در روزنامه ها و نشریات معمولی، مراجعه به مراکز آموزشی و مراجعه مستقیم متقاضیان به سازمان بر حسب اثربخشی- یعنی توانایی هر یک از آنها در جذب نیروی انسانی توانا برای سازمان- با یکدیگر مقایسه شدند. نتایج حاصل از این تحقیق نشان داد کسانی که با آگهی در مجلات علمی و حرفه ای یا در اثر مراجعه مستقیم خودشان به استخدام سازمان درآمده اند، بهتر از کسانی بوده اند که سازمان با استفاده از مراکز آموزشی یا به وسیله آگهی در روزنامه استخدام نموده است. کارمندیابی وظیفه کیست؟ در سازمانهای بزرگ معمولاً از مؤسسات حرفه ای برای کارمندیابی استفاده می شود. در سازمانهایی با اندازه متوسط کاریابی را متخصصان امور پرسنلی انجام می دهند. در سازمانهای کوچک نیازی به اداره امور پرسنل یا معاونت نیروی انسانی به طور مستقل و جدا از سایر ادارات و معاونتها نیست و کارمندیابی معمولاً به عهده مدیران یا سرپرستان دوایری گذاشته می شود که نیاز به کارمند دارند.

   

برگشت به فهرست موضوعی مبحث مدیریت